W jednostkach, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację za 2022 rok należało przeprowadzić na dzień 31 grudnia 2022 r. Jednak niektóre składniki aktywów mogły być objęte inwentaryzacją już od października 2022 r., pod warunkiem jej zakończenia do 15 stycznia 2023 r.

Podstawą prawną określającą terminy i zasady inwentaryzacji jest art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wskazuje, że inwentaryzację należy przeprowadzać na ostatni dzień roku obrotowego. Dla jednostek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, oznacza to dzień 31 grudnia.

Przeprowadzanie inwentaryzacji w różnych kategoriach aktywów i pasywów

Inwentaryzacja na ostatni dzień roku obrotowego obejmuje:

1. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe i inne elementy:
   • Aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w formie materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji. W tym przypadku inwentaryzację przeprowadza się metodą spisu z natury, wyceniając ilości i porównując wartości z zapisami księgowymi, a także wyjaśniając i rozliczając różnice.
2. Aktywa finansowe na rachunkach bankowych i inne należności:
   • Środki finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności (w tym udzielone pożyczki) oraz aktywa powierzone kontrahentom. Weryfikacja odbywa się przez uzyskanie potwierdzeń sald od banków i kontrahentów oraz rozliczenie ewentualnych różnic.
3. Specyficzne kategorie aktywów i pasywów:
   • Środki trwałe o ograniczonym dostępie, grunty, prawa majątkowe, należności sporne i wątpliwe, zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz inne aktywa i pasywa, których inwentaryzacja metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda była niemożliwa. Dla tych elementów stosuje się porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami oraz ich weryfikację.

Chcesz dowiedzieć się więcej o inwentaryzacji? Skorzystaj ze szkoleń z inwentaryzacji w jednostce budżetowej.

Wyjątki i szczególne terminy

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację niektórych składników aktywów można przeprowadzić w okresie:

1. Trzy miesiące przed i 15 dni po zakończeniu roku obrotowego:
   • Dotyczy to aktywów inwentaryzowanych metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda, z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych.
2. Raz na dwa lata:
   • Składniki zapasów znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową.
3. Raz na cztery lata:
   • Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, a także środki trwałe i maszyny wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym.
4. Raz w roku w dowolnym terminie:
   • Zapasów towarów, materiałów (w tym opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach detalicznych, a także zapasów drewna w gospodarce leśnej.

Cele i metody inwentaryzacji

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów oraz porównanie go z zapisami w księgach rachunkowych. Proces ten pozwala zidentyfikować różnice inwentaryzacyjne, ustalić przyczyny ich wystąpienia i dokonać odpowiedniego rozliczenia. Ustalenie rzeczywistego stanu odbywa się poprzez:

1. Spis z natury: Sporządzanie szczegółowych list stanu rzeczowych i pieniężnych składników aktywów.
2. Potwierdzenie sald: Uzgadnianie stanów środków pieniężnych w bankach, lokat, kredytów oraz należności.
3. Weryfikacja dokumentacji: Porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz ich analiza i ocena.

Cele i metody inwentaryzacji pomagają w odpowiedni sposób przeprowadzić ten proces. Aby jeszcze lepiej je poznać warto regularnie poszerzać swoją wiedzę i brać udział w szkoleniach z inwentaryzacji w JST.

Centrum Verte – ekspert w szkoleniach dla administracji publicznej

Chcesz dowiedzieć się, jak sprawnie przeprowadzić inwentaryzację w jednostce samorządu terytorialnego? Postaw na szkolenia z inwentaryzacji w jednostkach samorządu terytorialnego oferowane przez Centrum Verte. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w pracy z administracją publiczną ich eksperci doskonale znają specyfikę funkcjonowania jednostek samorządowych. Programy szkoleń są dostosowane do aktualnych przepisów oraz indywidualnych potrzeb uczestników, co pozwala na zdobycie praktycznych umiejętności przydatnych w codziennej pracy. Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia Centrum Verte, aby zyskać pewność, że procesy inwentaryzacyjne w Twojej jednostce będą przeprowadzone na najwyższym poziomie.

Podsumowanie

Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z ustawą o rachunkowości wymaga stosowania jasno określonych metod oraz przestrzegania wyznaczonych terminów. Czynności te pozwalają na zapewnienie rzetelności danych finansowych oraz prawidłowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych. Regularność i dokładność tych działań są kluczowe dla zachowania przejrzystości prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności informacji finansowych jednostki.

Źródło zdjęć: pixabay

Artykuł sponsorowany