Długa lista zadań daje poczucie kontroli tylko przez chwilę. Rano wygląda ambitnie, w południe zaczyna przytłaczać, a wieczorem nawet wykonanie kilku ważnych rzeczy może wydawać się porażką, bo na kartce wciąż zostało kilkanaście niezaznaczonych punktów.
Problem nie polega na tym, że lista zadań jest zła. Problem zaczyna się wtedy, gdy staje się magazynem wszystkich spraw jednocześnie: pilnych, ważnych, drobnych, odległych i takich, których wykonanie zajmie kilka godzin. Wtedy zamiast pomagać w działaniu, codziennie przypomina o wszystkim, czego jeszcze nie zrobiliśmy.
Lista zadań nie powinna być listą wszystkiego, co istnieje w twoim życiu
Na jednej kartce łatwo zapisać:
- odpowiedzieć na wiadomość,
- umówić dentystę,
- przygotować prezentację,
- zrobić zakupy,
- uporządkować zdjęcia z wakacji,
- zadzwonić do urzędu,
- posprzątać szafę,
- kupić nowe buty,
- zaplanować weekend,
- sprawdzić rachunek za prąd.
Każda z tych rzeczy może być sensowna. Nie oznacza to jednak, że wszystkie powinny znaleźć się na liście na dziś.
To jedna z podstawowych różnic między listą zadań a listą wszystkich otwartych spraw.
Ta druga może mieć 30, 50 albo 100 pozycji. Dzienny plan powinien być znacznie krótszy.
Jeżeli codziennie rano patrzysz na pełną listę wszystkich zaległości, zaczynasz dzień od informacji: „nie dam rady zrobić wszystkiego”.
To kiepski punkt startu.
Trzy ważne zadania mogą dać lepszy dzień niż 30 równorzędnych punktów
Nie chodzi o magiczną zasadę, że wolno wykonywać tylko trzy rzeczy dziennie.
Chodzi o rozróżnienie priorytetów.
Na dzisiejszej liście można mieć trzy rzeczy, które naprawdę powinny zostać wykonane, oraz kilka drobnych zadań dodatkowych.
Przykładowo:
Najważniejsze:
- wysłać ofertę klientowi,
- odebrać wyniki badań,
- zrobić większe zakupy na kilka dni.
Jeśli zostanie czas:
- zamówić toner,
- odpisać na dwie mniej pilne wiadomości,
- przejrzeć dokumenty.
Taka lista od razu pokazuje, kiedy dzień można uznać za udany.
Przy 30 równorzędnych punktach nawet wykonanie dziesięciu może wyglądać jak niepowodzenie.
Długa lista zmusza do ciągłego wybierania od nowa
Każdy wykonany punkt uruchamia kolejną decyzję: co teraz?
Przy krótkiej liście odpowiedź jest dość oczywista.
Przy 30 zadaniach zaczyna się porównywanie: może najpierw szybki telefon, może jednak mail, może zakupy, a może większe zadanie, które odkładam od tygodnia.
W efekcie część energii zużywana jest nie na samo działanie, lecz na ciągłe ustalanie kolejności.
Jeszcze gorzej, gdy lista miesza zadania wymagające dwóch minut z projektami wymagającymi kilku godzin.
„Napisać raport” i „kupić baterie” zajmują po jednym wierszu, choć ich ciężar jest zupełnie inny.
Jedno zadanie często ukrywa pięć innych
Długie listy potrafią być paradoksalnie zbyt krótkie.
Brzmi dziwnie, ale spójrz na punkt: „przygotować urodziny dziecka”.
To nie jest pojedyncze zadanie.
Trzeba ustalić termin, gości, miejsce, jedzenie, tort, prezent, dekoracje i sposób transportu.
Podobnie wygląda „zrobić prezentację”, „ogarnąć wyjazd” albo „załatwić samochód”.
Gdy duży projekt zapisujemy jako jedną pozycję, łatwo nie docenić czasu potrzebnego do jego realizacji.
Lepszym rozwiązaniem jest zapisanie najbliższego konkretnego działania.
Zamiast „zaplanować urlop”:
„sprawdzić ceny lotów na trzy wybrane terminy”.
Zamiast „zająć się podatkami”:
„pobrać dokumenty potrzebne do rozliczenia”.
Lista zaczyna wtedy mówić, co właściwie zrobić.
Dlaczego skreślanie drobiazgów bywa tak kuszące?
Masz przed sobą ważne zadanie wymagające dwóch godzin skupienia i pięć drobiazgów, które można zamknąć po kilka minut.
Łatwo zacząć od drobiazgów.
Po pół godzinie lista wygląda lepiej: cztery pozycje skreślone. Pojawia się poczucie produktywności.
Tylko że najważniejsza rzecz nadal nie została rozpoczęta.
Długie listy szczególnie sprzyjają temu mechanizmowi, ponieważ dają ogromny wybór prostszych zadań. Można przez większość dnia wykonywać rzeczy prawdziwe i potrzebne, a mimo to nie posunąć do przodu tego, co ma największe znaczenie.
Dlatego dobrze przed rozpoczęciem dnia wskazać zadanie, którego nie wolno „zagłaskać” piętnastoma drobiazgami.
Przełączanie się między zadaniami też ma koszt
Odpowiadanie na mail, pięć minut pracy nad dokumentem, telefon, powrót do dokumentu, sprawdzenie komunikatora i kolejna drobna sprawa mogą dawać wrażenie intensywnego dnia.
Nie jest to jednak to samo co spokojne wykonanie kolejnych zadań.
Po przerwaniu jednej czynności część uwagi może nadal pozostawać przy poprzedniej sprawie. Im częściej skaczemy między tematami, tym trudniej wejść w dłuższy okres skupienia.
Dlatego lista na 30 punktów często prowokuje do zachowania, które sama później utrudnia: ciągłego przełączania.
Nie oznacza to, że trzeba pracować trzy godziny nad jednym zadaniem bez przerwy. Warto jednak grupować podobne czynności.
Telefony można wykonać jeden po drugim.
Maile obsłużyć w jednym lub dwóch blokach.
Sprawy wymagające wyjścia z domu połączyć w jedną trasę.
Wtedy lista nie steruje uwagą co kilka minut.
Lista „na dziś” i lista „później” powinny być osobnymi rzeczami
Jednym z najprostszych sposobów na skrócenie codziennej listy jest przechowywanie zadań w dwóch miejscach.
Pierwsze to lista wszystkich spraw.
Może być długa. Trafiają tam pomysły, rzeczy do kupienia, zadania na przyszły tydzień, sprawy domowe i projekty.
Drugie to plan konkretnego dnia.
Rano albo poprzedniego wieczoru wybierasz z głównej listy tylko to, co rzeczywiście ma być wykonane następnego dnia.
Dzięki temu nie musisz niczego zapominać, ale jednocześnie nie oglądasz każdego dnia całego katalogu zaległości.
Materiał zawiera linki afiliacyjne. Możemy otrzymać prowizję za zakup dokonany po przejściu przez taki link. Nie wpływa to na cenę produktu dla kupującego.
Jeżeli lubisz planować analogowo, wygodniejszy od zwykłego notesu może być planer tygodniowy z miejscem na notatki. Taki układ ułatwia oddzielenie tego, co ma wydarzyć się w konkretnym dniu, od dodatkowych zadań i pomysłów, których nie trzeba wciskać do dzisiejszego planu.
Dla osób, które wolą mieć plan cały czas przed oczami, alternatywą jest planer magnetyczny na lodówkę. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy codzienna lista dotyczy nie tylko pracy, lecz również zakupów, spraw domowych i terminów całej rodziny.
Nie trzeba jednak kupować żadnego specjalnego narzędzia. Kartka A4 podzielona na „dzisiaj”, „ten tydzień” i „później” może działać równie dobrze.
Plan dnia powinien uwzględniać czas, a nie tylko liczbę punktów
Dziesięć zadań może być łatwiejsze do wykonania niż trzy.
Wszystko zależy od ich rozmiaru.
Dziesięć drobnych telefonów może zająć godzinę. Przygotowanie jednego raportu może pochłonąć pół dnia.
Dlatego przed zaakceptowaniem dziennej listy dobrze wykonać szybkie oszacowanie.
Jeżeli masz:
- raport — około 3 godzin,
- spotkanie — 1 godzina,
- zakupy — około 1 godziny,
- trening — 1,5 godziny,
- dojazdy — 1 godzina,
to już zajęta jest duża część dnia.
Dopisanie kolejnych 20 punktów nie stworzy dodatkowych godzin.
Nie planuj ośmiu godzin zadań na osiem wolnych godzin
To jeden z powodów, dla których nawet rozsądna lista może codziennie się przesuwać.
Jeżeli masz sześć godzin na własne zadania i zaplanujesz dokładnie sześć godzin pracy, plan zakłada idealny dzień.
Bez telefonu.
Bez spóźnienia.
Bez konieczności poprawienia błędu.
Bez dodatkowej wiadomości.
Bez chwili zmęczenia.
Realne życie rzadko działa w taki sposób.
Lepiej zostawić margines. Im bardziej nieprzewidywalny dzień, tym powinien być większy.
Lista zapełniająca 100 procent dostępnego czasu zwykle od rana jest opóźniona — tylko jeszcze o tym nie wiemy.
„Zrobię to w 15 minut” często oznacza tylko najbardziej widoczną część zadania
Przy szacowaniu czasu łatwo liczyć samo wykonanie.
Zakupy to nie tylko 30 minut w sklepie. Dochodzi dojazd, parkowanie, kolejka, rozpakowanie produktów.
Wizyta trwająca 20 minut może zająć półtorej godziny razem z drogą i oczekiwaniem.
Mail wymagający „tylko odpowiedzi” może oznaczać wcześniejsze znalezienie dokumentu i sprawdzenie kilku informacji.
Dlatego lista przeładowuje się nie tylko dlatego, że wpisaliśmy na nią za dużo rzeczy. Często każda z nich została jeszcze dodatkowo niedoszacowana.
Co zrobić z zadaniami zajmującymi mniej niż pięć minut?
Nie trzeba budować osobnej filozofii wokół każdej drobnej sprawy.
Jeżeli masz trzy czy cztery krótkie czynności, można połączyć je w jeden blok.
Przykładowo od 13:00 do 13:30:
- umówić wizytę,
- odpisać na wiadomość,
- zrobić przelew,
- zamówić brakujący produkt.
Drobiazgi zostają wykonane, ale nie przerywają czterech różnych fragmentów dnia.
To często lepsze niż wykonywanie każdego małego zadania natychmiast po jego pojawieniu się.
Nie wszystko, co trafia na listę, powinno zostać wykonane
To jeden z trudniejszych etapów porządkowania zadań.
Lista może zawierać rzeczy, które od miesięcy przechodzą z tygodnia na tydzień.
„Posegregować wszystkie zdjęcia z telefonu”.
„Nauczyć się nowego programu”.
„Przeczytać zapisane artykuły”.
„Przemeblować gabinet”.
Jeżeli przez pół roku nic z tym nie robisz, możliwe są trzy scenariusze.
Zadanie jest naprawdę ważne, ale zbyt duże i trzeba je podzielić.
Nie jest teraz ważne i powinno trafić na później.
Albo wcale nie chcesz tego robić.
Trzecia odpowiedź jest całkowicie legalna.
Usunięcie zadania z listy również jest decyzją.
Codziennie przenoszone zadanie wymaga diagnozy, nie kolejnego przepisania
Jeśli „zadzwonić do księgowej” przechodzi z poniedziałku na wtorek, a później na środę, być może po prostu brakuje czasu.
Jeżeli przechodzi przez trzy tygodnie, problem jest inny.
Może telefon wywołuje stres.
Może najpierw trzeba przygotować dokumenty.
Może zadanie jest źle sformułowane.
Może wcale nie jest tak pilne.
Zamiast przepisywać je po raz czternasty, trzeba ustalić przeszkodę.
Często po zmianie „zadzwonić do księgowej” na „znaleźć fakturę potrzebną przed rozmową z księgową” okazuje się, że właśnie tego brakowało do rozpoczęcia działania.
Lista wieczorem może być lepsza niż lista rano
Poranek nie zawsze jest najlepszym momentem na zastanawianie się, co robić.
Jeżeli wieczorem wiadomo już, jakie są terminy następnego dnia, można wybrać najważniejsze zadania wcześniej.
Rano pozostaje wykonanie planu, a nie analizowanie trzydziestu możliwości przed pierwszą kawą.
Wystarczy kilka minut.
Sprawdź kalendarz.
Wybierz najważniejszą rzecz.
Dodaj dwa lub trzy zadania, które realnie mieszczą się w dostępnych godzinach.
Resztę pozostaw na liście głównej.
Jak skrócić listę 30 zadań do planu, który da się wykonać?
Najpierw skreśl rzeczy, których nie trzeba robić dzisiaj.
Następnie zaznacz zadania związane z konkretnym terminem lub konsekwencją. Jeśli rachunek trzeba zapłacić dziś, ma pierwszeństwo przed porządkowaniem dokumentów, które mogą poczekać.
Potem wybierz jedno większe zadanie mające największe znaczenie.
Drobne sprawy pogrupuj.
Duże i niejasne punkty rozbij na pierwsze konkretne działania.
Na końcu oszacuj czas.
Jeżeli plan nadal zajmuje więcej godzin, niż masz do dyspozycji, lista nie wymaga większej motywacji. Wymaga kolejnego skrócenia.
Przykład: ta sama lista, ale zupełnie inny dzień
Wyobraźmy sobie 30-punktową listę, na której znajdują się praca, dom, zakupy, telefony i kilka zaległości.
Pierwsza osoba zaczyna od góry i wykonuje kolejne punkty. Po dwóch godzinach zrobiła siedem drobiazgów, ale nadal nie rozpoczęła ważnego projektu.
Druga osoba wybiera wcześniej trzy priorytety. Najpierw przez 90 minut pracuje nad najważniejszym zadaniem. Później wykonuje serię telefonów. Po drodze z pracy robi zakupy.
Na koniec dnia może mieć skreślonych tylko osiem punktów zamiast piętnastu.
Mimo to najważniejsze rzeczy zostały wykonane.
Liczba skreśleń jest więc bardzo słabym miernikiem jakości dnia.
Lista ma pomagać podejmować decyzje, a nie wystawiać ocenę
Najgorsza lista zadań przypomina wieczorem zestaw zarzutów.
„Tego nie zrobiłeś.”
„Tego też nie.”
„Zostało jeszcze 17 punktów.”
Tymczasem jej rolą powinno być coś dokładnie odwrotnego: ograniczenie liczby decyzji i skierowanie uwagi tam, gdzie jest najbardziej potrzebna.
Jeżeli codzienna lista wywołuje poczucie zaległości już przed rozpoczęciem pracy, prawdopodobnie jest po prostu źle zbudowana.
Nie trzeba wykonywać 30 punktów szybciej.
Trzeba przestać nazywać wszystkie 30 punktów planem na jeden dzień.
Najprostsza zmiana wygląda tak: trzymaj wszystkie sprawy na jednej liście głównej, ale na dzisiaj wybieraj tylko kilka rzeczy, które rzeczywiście mieszczą się w czasie i mają znaczenie. Wtedy lista przestaje być spisem zaległości, a ponownie staje się narzędziem do podejmowania decyzji.