Praca zdalna zmusza nas do wprowadzenia licznych zmian w sposobie zarządzania zespołem. Skuteczna kontrola nad przebiegiem procesów nie jest jednak niemożliwa, wymaga jednak nieco innego podejścia, a także zastosowania odpowiednich narzędzi. Oto jak skutecznie zarządzać swoim zespołem na odległość.

Ustal zasady

Konieczna w niektórych przypadkach praca zdalna rządzi się nieco innymi prawami, niż stacjonarna. Warto przede wszystkim zrozumieć pracowników, którzy czasami z przymusu pracują z domu, choć nie mają do tego odpowiednich warunków. Dlatego też szefowie zespołów mogą ustalić nowe zasady, jakie dotyczyć będą pracy zdalnej. Przykładem jest rozkład godzin, w których pracownicy są do dyspozycji pracodawcy. Oczywiście nie może być on inny, niż wynika z zawartej z pracownikiem umowy.

Możemy jednak wprowadzić nieco bardziej elastyczny czas pracy. Pracownicy mogą zaczynać pracę na przykład między godziną 7 a 9. Jeżeli pracownik pracuje również po godzinach lub w weekend, ma prawo do wybrania nadgodzin, czego warto pilnować, aby uniknąć oskarżeń o nadmierne obciążanie pracowników obowiązkami.

Codzienne spotkania

Pracując zdalnie, możemy poczuć się nieco wyobcowani i stracić motywację do pracy. Co więcej, część pracowników nie czuje się już członkiem zespołu, a zupełnie indywidualną jednostką. Warto codziennie przypominać pracownikom, że wcale tak nie jest i że przecież wszyscy gramy do jednej bramki. Stąd, nawet jeśli dotychczas spotkania zespołu odbywały się raz w tygodniu, teraz niech odbywają się codziennie o ustalonej porze.

Na spotkania pracownicy powinni przedstawić plan swojego dnia w pracy, powiedzieć, co sprawia im trudności oraz poznać cele na kolejny dzień. Ważne, aby w spotkaniu uczestniczyli wszyscy członkowie zespołu. Samo spotkanie nie musi trwać długo – jego czas powinien być dostosowany do możliwości i potrzeb pracowników. Mogą się oni wymieniać doświadczeniami, tak jak podczas pracy w biurze, a szef zespołu może mieć dzięki temu kontrolę nad wykonywanymi przez pracowników obowiązkami.

Rozmowy indywidualne

Pracownicy, pomimo iż wykonują obowiązki zdalnie, powinni wiedzieć, że mają szefa, na którego mogą liczyć. Warto więc zorganizować przynajmniej raz w tygodniu indywidualne rozmowy z pracownikami. Pozwolą one lepiej poznać sytuację danej osoby – dowiedzieć się, co sprawia jej największą trudność, jakie są bariery w wykonywaniu obowiązków czy dlaczego występują opóźnienia w ich wykonywaniu.

Dobrze jest również przypominać pracownikowi, co w danym tygodniu powinien zrobić i co powinno być jego priorytetem. Pomimo iż rozmów indywidualnych zazwyczaj nie przeprowadzamy w pracy w ustalonym czasie, rozmawiamy przecież na co dzień i wtedy też możemy wychwycić wszelkie problemy, z jakimi borykają się konkretni pracownicy.

W przypadku pracy zdalnej takich rozmów po prostu brakuje. Nie zapominajmy, że skuteczne zarządzanie zespołem to również dostosowanie sposobu pracy do obecnych warunków, a nic nie jest tak dobrym źródłem wiedzy o potrzebach pracowników, jak oni sami.

Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center